Animer votre première réunion

Avant de commencer

Assurez-vous d’avoir :

• Une organisation avec au moins un cercle
• Au moins un membre assigné à ce cercle

Étape 1 : Ouvrir la page Réunions

Naviguez vers un cercle et ouvrez sa section Réunions. Vous verrez un calendrier affichant les réunions planifiées.

Étape 2 : Créer une réunion

1. Cliquez sur le bouton Créer (en haut à droite), ou cliquez directement sur un créneau horaire dans le calendrier.
2. Le formulaire de création s’ouvre avec les champs suivants :
   • Titre : Donnez un nom à votre réunion.
   • Début : Définissez la date et l’heure.
   • Durée : Choisissez la durée en minutes.
   • Cercle : Le cercle auquel cette réunion appartient (pré-rempli si vous avez commencé depuis un cercle).
   • Participants : Sélectionnez les personnes invitées.
   • Étapes : Configurez l’ordre du jour (voir ci-dessous).

3. Cliquez sur Créer pour planifier la réunion.

Étape 3 : Configurer l’ordre du jour (étapes)

Chaque réunion est composée d’étapes qui structurent la discussion. Vous pouvez ajouter, supprimer et réordonner les étapes dans le formulaire de création. Types d’étapes courants :

• Discussions : Passer en revue les discussions actives dans le cercle.
• Tâches : Parcourir les tâches assignées aux membres du cercle.

Vous pouvez aussi ajouter des étapes personnalisées pour des sujets spécifiques.

Étape 4 : Démarrer la réunion

Lorsque l’heure prévue arrive :

1. Ouvrez la réunion depuis le calendrier.
2. Cliquez sur le bouton Démarrer.
3. La réunion passe à sa première étape.

Étape 5 : Parcourir les étapes

Le facilitateur guide le groupe à travers chaque étape :

1. Travaillez sur l’étape en cours (discuter des sujets, passer en revue les tâches, etc.).
2. Cliquez sur Étape suivante pour passer à la suivante.
3. Répétez jusqu’à ce que toutes les étapes soient terminées.

Pendant chaque étape, les participants peuvent :

• Ajouter des notes et des commentaires.
• Créer de nouvelles discussions ou tâches directement depuis la réunion.
• Mettre à jour les statuts des tâches ou des discussions.

Étape 6 : Terminer la réunion

Après la dernière étape, cliquez sur Terminer la réunion. Rolebase génère un résumé qui comprend :

• Date, heure et durée
• Participants et leur statut (présent, absent, peut-être)
• Notes et résultats de chaque étape
• Tâches créées ou mises à jour pendant la réunion

Le résumé est enregistré dans l’historique des réunions du cercle et accessible à tout moment.

Et ensuite ?

• Configurer des réunions récurrentes pour que votre équipe se réunisse régulièrement.
• Créer des modèles de réunion pour vos formats les plus courants.
• Connecter votre calendrier pour synchroniser les réunions avec Google Calendar ou Outlook.