Rolebase

Gérer vos projets avec les rôles

Menez un projet inter-équipes dans Rolebase en créant un rôle dédié qui rassemble les personnes, les tâches, les discussions et les décisions au même endroit.

Rolebase n'a pas d'objet "projet" distinct, et n'en a pas besoin. Un rôle rassemble déjà les personnes, les tâches, les discussions, les décisions et les réunions au même endroit, ce qui en fait un foyer naturel pour un projet. L'approche recommandée consiste à créer un rôle dédié par projet, par exemple le lancement d'un produit, une mission client, un événement ou la sortie d'un album.

Ce guide détaille la mise en place et le pilotage d'un projet de cette manière.

Pourquoi un rôle dédié par projet

  • Tout le monde au même endroit. Les personnes qui travaillent sur le projet se retrouvent ensemble dans le rôle du projet, quelle que soit leur équipe d'origine.
  • Tout le travail réuni. Les tâches, les discussions et les décisions du projet vivent dans ce rôle plutôt que d'être dispersées entre les équipes.
  • Un objectif clair en tête. La raison d'être du rôle indique ce que vise le projet, si bien que chacun voit le but en l'ouvrant.
  • Un historique propre. Quand le projet se termine, vous archivez le rôle et conservez tout son historique pour référence.

Avant de commencer

Assurez-vous d'avoir :

Étape 1 : créer un rôle pour votre projet

  1. Ouvrez l'organigramme et placez-vous sur le rôle auquel le projet se rattache. Un projet qui concerne toute l'entreprise peut se situer sous votre rôle de plus haut niveau, tandis qu'un projet d'équipe peut se situer sous le rôle de cette équipe.
  2. Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Rôle.
  3. Nommez-le d'après le projet, par exemple "Lancement - Album de printemps" ou "Client - Acme".
Lamp On Regroupez vos projets

Si vous menez beaucoup de projets, créez un rôle parent "Projets" et imbriquez chaque rôle de projet à l'intérieur. Vos projets restent ainsi regroupés et faciles à retrouver dans l'organigramme.

Étape 2 : réunir les personnes concernées

Un projet mobilise souvent des personnes de plusieurs équipes. Vous avez deux façons de les ajouter au rôle du projet :

  • Ajouter des membres directement. Assignez comme membres du rôle les personnes dédiées au projet.
  • Inviter leurs rôles. Utilisez les rôles invités pour faire venir un rôle d'une autre équipe sans déplacer personne. Un membre du rôle invité participe alors au travail du projet tout en gardant son rôle d'origine. C'est la manière la plus propre d'animer un groupe qui s'étend à la production, au marketing, au juridique et plus encore.

Étape 3 : définir l'objectif

Donnez au projet une direction visible par tous :

  • Utilisez la raison d'être du rôle pour décrire ce à quoi ressemble la réussite, par exemple "Sortir l'album de printemps dans les temps et atteindre 50k écoutes le premier mois".
  • Ajoutez des indicateurs au rôle pour suivre les métriques qui comptent, afin que la progression vers l'objectif reste visible dans le temps.
Info Circle Un OKR léger

Rolebase n'a pas encore de fonctionnalité OKR dédiée, mais la raison d'être d'un rôle associée à ses indicateurs offre un moyen simple de relier un objectif clair au travail qui en découle.

Étape 4 : découper le travail en tâches

  1. Ouvrez la section Tâches du rôle du projet.
  2. Créez les tâches dont le projet a besoin et assignez chacune à un membre.
  3. Définissez un statut et une échéance pour que l'équipe suive l'avancement.
  4. Basculez entre les vues Kanban et Liste pour planifier et suivre le travail comme il vous convient.

Comme chaque tâche appartient au rôle du projet, vous obtenez un tableau unique pour tout le projet, même si les personnes viennent d'équipes différentes. Consultez la documentation des tâches pour le détail.

Étape 5 : coordonner avec les discussions et les décisions

  • Ouvrez une discussion dans le rôle du projet pour tout ce qui demande un avis, une proposition ou un sondage. Tout reste rattaché au projet plutôt que perdu dans un outil de messagerie.
  • Enregistrez les choix importants comme décisions dans le rôle, afin que le raisonnement derrière le projet reste documenté.

Étape 6 : suivre l'avancement en réunion

Pour les projets qui s'étalent sur plusieurs semaines, planifiez une réunion récurrente sur le rôle du projet. Un ordre du jour simple fonctionne bien :

  • Une étape Tâches pour passer en revue ce qui est en cours et ce qui suit.
  • Une étape Discussions pour parcourir les discussions actives et les débloquer.
  • Une étape Indicateurs pour vérifier l'avancement par rapport à l'objectif.

Étape 7 : clôturer le projet

Quand le projet est terminé, archivez le rôle du projet depuis son menu d'actions. Tout ce qui s'y trouve, tâches, discussions, décisions et réunions, est archivé ensemble et reste disponible dans l'historique si vous avez besoin de le consulter plus tard.

Et ensuite ?