Politique de protection des Données personnelles
Dernière mise à jour : 2026-10-26.
Rolebase (la « Plateforme »), accessible à l'adresse rolebase.io, est exploitée par GDFR, SASU au capital de 1 000 euros, dont le siège social est situé au 61 rue de Lyon, 75012 Paris, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 102 951 001 (la « Société »).
Cette politique explique quelles données personnelles la Société traite, pourquoi, combien de temps, avec qui elle les partage et comment exercer vos droits. Pour toute question, écrivez à [email protected].
1. Les deux rôles de la Société
La Société traite les données personnelles à deux titres.
- Responsable de traitement. La Société décide seule de la finalité des traitements liés à votre compte, à la facturation, au support, à la mesure d'audience, au suivi des erreurs et à ses communications. Elle en répond directement auprès de vous, selon cette politique.
- Sous-traitant de votre organisation. Le contenu qu'une organisation saisit dans la Plateforme (membres, rôles, cercles, réunions, comptes rendus, décisions, tâches, discussions) appartient à l'organisation, qui en est responsable de traitement. La Société traite ce contenu uniquement pour fournir le service et selon les instructions de l'organisation, dans les conditions de l'article 4.2 des Conditions générales de vente. Pour exercer vos droits sur ce contenu, adressez-vous d'abord à l'organisation. Si la Société reçoit directement une telle demande, elle la transmet à l'organisation. Quand un Propriétaire supprime l'organisation, son contenu n'est plus accessible et il est supprimé définitivement 30 jours plus tard.
2. Les données traitées par la Société
| Finalité | Données | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Créer et gérer votre compte, vous connecter, gérer les invitations | Nom, prénom, email, mot de passe chiffré, photo, langue, fuseau horaire, réponses au questionnaire d'accueil, dates de connexion, adresse IP | Exécution du contrat | Durée du compte. Suppression dès que vous supprimez votre compte depuis la Plateforme, ou dans le mois qui suit une demande par email |
| Facturer les abonnements et tenir la comptabilité | Nom, email, adresse de facturation, numéro de TVA, historique des paiements. Les données de carte bancaire restent chez le prestataire de paiement, donc la Société n'y a pas accès | Exécution du contrat, puis obligation légale | 10 ans pour les pièces comptables |
| Répondre à vos demandes de support | Nom, email, messages échangés, identifiant de compte et d'organisation | Exécution du contrat, ou intérêt légitime pour les visiteurs sans compte | 3 ans après le dernier échange |
| Mesurer l'audience du site et l'usage de la Plateforme pour l'améliorer | Pages vues, actions effectuées, navigateur, système, pays. Dans la Plateforme s'y ajoutent l'identifiant de l'organisation, son plan et sa taille, et les réponses au questionnaire d'accueil. Votre nom et votre email ne sont jamais transmis à l'outil de mesure | Intérêt légitime | 25 mois |
| Détecter et corriger les erreurs techniques, sécuriser le service | Traces d'erreurs, identifiant de compte, adresse IP, navigateur, journaux serveur | Intérêt légitime | 90 jours |
| Vous envoyer les emails liés au service, les annonces produit et la newsletter | Nom, email, langue, ouvertures et clics | Exécution du contrat pour les emails liés au service. Intérêt légitime pour les annonces envoyées aux utilisateurs, consentement pour les autres contacts | Jusqu'à votre désinscription, et au plus 3 ans sans interaction pour un contact qui n'est pas utilisateur |
La Société ne vend pas vos données et ne les utilise pas à des fins publicitaires.
3. Les destinataires
Seuls la Société et ses prestataires techniques accèdent aux données, dans la limite de ce que leur mission exige. Ces prestataires sont liés à la Société par un contrat qui leur impose les obligations de l'article 28 du RGPD. Ils relèvent des catégories suivantes :
- hébergement de la Plateforme et de ses données, dans l'Union européenne
- hébergement du site public
- envoi des emails
- paiement en ligne
- comptabilité
- email et chat de support
- mesure d'audience et suivi des erreurs
- fonctionnalités d'intelligence artificielle
Les fonctionnalités d'intelligence artificielle envoient au prestataire le contenu nécessaire à la tâche demandée, par exemple les notes d'une réunion à résumer. Ce prestataire s'engage par contrat à ne pas utiliser ces données pour entraîner ses modèles.
La Société communique aussi des données lorsque la loi ou une décision de justice l'exige.
4. Les transferts hors de l'Union européenne
Certains prestataires de paiement, d'intelligence artificielle, d'email et d'hébergement du site public traitent des données aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le Data Privacy Framework UE-États-Unis pour les prestataires certifiés, et par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à [email protected].
5. Les services que vous connectez
Si vous connectez votre agenda Google Calendar ou Microsoft Outlook, la Plateforme enregistre et transfère uniquement les informations nécessaires à la synchronisation de vos réunions Rolebase. Les événements ne provenant pas de Rolebase ne sont jamais récupérés ni stockés. Ces synchronisations respectent la Politique d'utilisation des données utilisateur des services Google API et les Conditions d'utilisation des API de Microsoft.
Si vous connectez un assistant d'intelligence artificielle à la Plateforme, ou si vous rejoignez une visioconférence depuis un lien de réunion, les données que vous transmettez à ces services relèvent de leurs propres conditions.
6. Cookies et traceurs
La Plateforme utilise uniquement des traceurs nécessaires à son fonctionnement, pour maintenir votre session, garder vos préférences d'affichage et faire fonctionner le chat de support. Ces traceurs sont exemptés de consentement.
La mesure d'audience fonctionne sans cookie. Elle produit des statistiques pour la Société seule, qui ne les croise avec aucune autre source et ne les transmet à personne.
7. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données. Vous pouvez vous opposer à tout moment à la mesure d'audience et aux annonces produit. Chaque email marketing contient un lien de désinscription.
Pour exercer ces droits, écrivez à [email protected] depuis l'adresse de votre compte. La Société répond dans un délai d'un mois.
Les administrateurs d'une organisation peuvent exporter à tout moment l'ensemble de ses données depuis la Plateforme.
Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis les paramètres de la Plateforme, dès que vous n'êtes plus membre d'aucune organisation. Les données de votre compte sont effacées immédiatement. Le contenu que vous avez apporté à une organisation lui appartient et y reste. Si vous êtes Propriétaire d'une organisation, vous pouvez la supprimer depuis ses paramètres : son contenu est alors supprimé définitivement 30 jours plus tard.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL ou de l'autorité de protection des données de votre pays.
8. Sécurité
Les données de la Plateforme sont hébergées dans l'Union européenne et sauvegardées régulièrement. Les échanges sont chiffrés en HTTPS, les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée, et l'accès aux données est limité par organisation et par cercle. Seul le président de la Société accède aux données de production.
Gardez votre mot de passe confidentiel et prévenez la Société sans attendre en cas d'utilisation non autorisée de votre compte.
Évitez de saisir dans la Plateforme des données sensibles (santé, opinions politiques, convictions religieuses, appartenance syndicale, origine ethnique, orientation sexuelle). Les utilisateurs restent responsables des contenus qu'ils publient.
9. Mineurs
La Plateforme est réservée aux personnes âgées de 18 ans ou plus, disposant de la pleine capacité juridique.
10. Modification de la politique
La Société peut modifier cette politique. En cas de changement important, elle prévient les utilisateurs par une notification dans la Plateforme ou par email.