Mettre en place l'holacratie avec Rolebase

Rolebase n’est lié à aucune méthode en particulier, et pourtant il vous donne tout ce qu’il faut pour pratiquer l’holacratie : un organigramme clair de rôles, une gouvernance protégée par les propositions, et des réunions pour faire vivre les rôles. Ce guide vous accompagne étape par étape dans la mise en place d’une pratique holacratique et renvoie vers la documentation détaillée de chaque fonctionnalité.

Étape 1 : protéger la gouvernance

En holacratie, la structure des rôles change uniquement par un processus de gouvernance explicite, jamais par des modifications unilatérales. Réglez le mode de gouvernance de votre organisation sur Stricte pour que les rôles ne puissent être modifiés que par proposition.

1. Ouvrez les paramètres de votre organisation.
2. Réglez le mode de gouvernance sur Stricte (« Les rôles peuvent uniquement être modifiés par proposition »).

Les autres modes sont utiles tant que vous expérimentez encore. Libre permet à chaque membre de modifier tout l’organigramme, et Agile permet de modifier chaque rôle aux membres qui le représentent. Seul un propriétaire de l’organisation peut changer le mode de gouvernance.

Étape 2 : modéliser vos cercles en rôles

Rolebase repose sur un modèle unifié où un cercle est simplement un rôle qui contient d’autres rôles. Il n’y a pas d’entité « cercle » distincte, la distinction holacratique entre cercles et rôles devient donc un concept unique et souple.

Partez de votre rôle de plus haut niveau, qui représente toute l’organisation, et ajoutez un sous-rôle pour chaque domaine de travail. Tout rôle contenant des sous-rôles joue le rôle de cercle. Vous construisez cette structure directement dans l’organigramme en ajoutant des rôles dans des rôles.

Étape 3 : définir chaque rôle

Un rôle bien défini est au cœur de l’holacratie. Pour chaque rôle, décrivez sa raison d’être pour dire pourquoi il existe, son domaine pour dire ce sur quoi il a autorité, et ses redevabilités pour lister les activités continues qu’il assure.

Vous pouvez aussi remplir une Checklist et des Indicateurs, passés en revue lors des réunions tactiques, ainsi que des Notes pour le reste. Consultez la page rôles pour la liste complète des options.

Étape 4 : créer les rôles holacratiques

L’holacratie s’appuie sur quelques rôles récurrents. Dans Rolebase, vous les créez une fois en tant que rôles de base, c’est-à-dire des rôles prédéfinis et réutilisables, puis vous en ajoutez une instance là où vous en avez besoin. Cela conserve une définition partagée dans toute l’organisation.

Premier lien et Second lien

Un Premier lien représente un cercle depuis son parent et assigne les membres aux rôles. Un Second lien est élu par le cercle pour le représenter vers le haut. Les deux sont des rôles qui représentent leur rôle parent :

1. Créez un rôle de base, par exemple « Premier lien » ou « Second lien ».
2. Activez l’option « Représente son rôle parent ».
3. Activez « Ne peut être occupé que par un seul membre » lorsque le poste n’a qu’un seul titulaire.
4. Ajoutez une instance dans chaque cercle et assignez le membre élu.

Facilitateur et Secrétaire

Créez aussi Facilitateur et Secrétaire en tant que rôles de base, chacun avec ses redevabilités holacratiques, comme faciliter les réunions et tenir à jour les comptes rendus et l’organigramme. Ajoutez une instance dans chaque cercle qui en a besoin et élisez un membre.

Étape 5 : relier les rôles entre cercles

Lorsqu’un rôle doit participer à un autre cercle qui n’est pas son parent direct, invitez le rôle dans ce cercle. Le rôle invité participe alors à la gouvernance et aux opérations du cercle hôte, l’équivalent d’un lien transversal en holacratie.

Étape 6 : mener des réunions de gouvernance et tactiques

L’holacratie distingue deux types de réunions. Dans Rolebase, vous reproduisez les deux avec des modèles de réunion qui définissent une séquence d’étapes réutilisable.

Une réunion de gouvernance fait évoluer les rôles. Vous captez les tensions sous forme de discussions, puis vous transformez les changements convenus en propositions (voir l’étape 7). Un modèle simple combine un tour de note libre et une étape de discussions.

Une réunion tactique coordonne le travail. Un modèle utile combine les étapes Checklist, Indicateurs, Tâches et Discussions, pour que chaque rôle passe en revue ses actions récurrentes, ses indicateurs et ses prochaines étapes.

Vous débutez avec les réunions ? Suivez d’abord le guide animer votre première réunion, puis enregistrez vos séquences en modèles pour les réutiliser.

Étape 7 : traiter les tensions par les propositions

Les tensions sont le moteur de l’holacratie. Dans Rolebase, vous les traitez en quelques étapes :

1. Captez une tension sous forme de discussion au sein du rôle concerné.
2. Lorsqu’elle appelle un changement de structure, créez une proposition. Une proposition réunit une décision et un ensemble de modifications de l’organigramme, comme créer un rôle, le déplacer, ajouter un membre, inviter un rôle ou modifier un rôle, le tout préparé dans un éditeur dédié.
3. Le cercle vote la proposition. Choisissez le mode de décision Consentement pour coller à l’holacratie : la proposition passe tant que personne ne soulève d’objection.
4. Une fois approuvée, les modifications s’appliquent à l’organigramme et une décision est enregistrée.

Consultez les pages propositions et décisions pour le déroulé complet.

Étape 8 : faire vivre la pratique

Utilisez les tâches pour suivre les prochaines actions et les projets issus des réunions tactiques. Revisitez les rôles dès qu’une nouvelle tension montre que la structure ne convient plus. Faites de l’organigramme votre source de vérité unique, pour que chacun voie qui occupe quel rôle et de quoi chaque rôle est redevable.

Et ensuite ?

• Rôles pour découvrir les briques de base et toutes les options de rôle.
• Propositions pour proposer et voter des changements de gouvernance.
• Réunions pour configurer les modèles, les étapes et les réunions récurrentes.
• Décisions pour consigner les accords et les résultats de gouvernance.