Rôles

Les rôles sont les briques de base de votre organisation dans Rolebase. Un rôle décrit une responsabilité claire : pourquoi il existe, ce sur quoi il décide et ce qu’on attend de lui. Plutôt que des intitulés de poste figés, vous décrivez le travail lui-même, puis vous y assignez une ou plusieurs personnes pour l’assurer.

À mesure que votre organisation grandit, les rôles s’imbriquent les uns dans les autres pour former tout votre organigramme, offrant à chacun une vision partagée et toujours à jour de qui fait quoi. Cette page explique comment fonctionnent les rôles et les options qui permettent de les façonner.

Le modèle unifié

En Holacratie ou Sociocratie, la structure organisationnelle est typiquement divisée en deux concepts distincts : les cercles (équipes) et les rôles (responsabilités individuelles). Dans Rolebase, ces deux concepts sont fusionnés en un seul : le rôle.

Un rôle peut être une simple responsabilité individuelle, ou il peut contenir d’autres rôles, auquel cas il joue le rôle de ce que les cadres traditionnels appelleraient un « cercle ». Vous pouvez donc utiliser les termes « cercle » et « rôle » de manière interchangeable dans Rolebase.

Dans l’organigramme ci-dessous, « Produit » est un rôle qui contient les rôles « Design » et « Ingénierie », il joue donc le rôle de cercle. Chaque rôle peut accueillir des membres. Pour représenter un rôle au sein de son parent (ce que l’holacratie appelle un « Premier lien »), on ajoute un sous-rôle avec l’option « Représente son rôle parent » activée.

Cette approche unifiée vous offre une flexibilité maximale : n’importe quel rôle peut devenir un cercle à tout moment en y ajoutant des sous-rôles, sans avoir besoin de convertir ou restructurer quoi que ce soit.

Propriétés des rôles

Chaque rôle possède les propriétés suivantes :

Propriété	Description
Raison d’être	Pourquoi ce rôle existe, sa mission
Domaine	Ce sur quoi ce rôle a une autorité exclusive
Redevabilités	Activités continues que le rôle est censé réaliser
Liste de contrôle	Éléments récurrents à passer en revue (utilisés en réunion)
Indicateurs	Métriques et indicateurs clés de performance à suivre
Notes	Notes et documentation en texte libre

Ces propriétés sont les mêmes, que le rôle soit un simple rôle individuel ou un rôle agissant comme un cercle (contenant des sous-rôles).

Créer un rôle

1. Naviguez vers le rôle parent dans lequel vous souhaitez créer le nouveau rôle.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter et sélectionnez Rôle.
3. Donnez-lui un nom et renseignez éventuellement la raison d’être, le domaine et les redevabilités.
4. Le nouveau rôle apparaît comme un sous-rôle dans l’organigramme.

Un rôle qui contient des sous-rôles est affiché comme un cercle dans l’organigramme, tandis qu’un rôle feuille (sans enfants) est affiché comme un simple rôle.

Imbrication : comment les cercles émergent

Puisqu’un cercle est simplement un rôle avec des sous-rôles, la hiérarchie organisationnelle se construit naturellement en imbriquant des rôles :

Organisation (rôle de premier niveau)
├── Produit (rôle avec sous-rôles = cercle)
│   ├── Design (rôle feuille)
│   ├── Ingénierie (rôle avec sous-rôles = cercle)
│   │   ├── Frontend (rôle feuille)
│   │   └── Backend (rôle feuille)
│   └── QA (rôle feuille)
├── Marketing (rôle avec sous-rôles = cercle)
│   ├── Contenu (rôle feuille)
│   └── Réseaux Sociaux (rôle feuille)
└── Opérations (rôle feuille)

Rôles de base

Un rôle de base est un rôle prédéfini que vous pouvez réutiliser à plusieurs endroits de l’organigramme. Les rôles de base ne sont pas assignés automatiquement : ils fournissent une définition partagée (raison d’être, domaine, redevabilités) et permettent de créer rapidement une instance là où vous en avez besoin. Modifier un rôle de base met à jour tous les endroits où il est utilisé.

Pratique pour les rôles récurrents, par exemple les rôles d’holacratie (Premier lien, Second lien, Secrétaire, Facilitateur) ou de sociocratie.

Génération de rôles par IA

Rolebase peut générer des suggestions de rôles en utilisant l’IA. En se basant sur la raison d’être et le contexte du rôle parent, l’IA propose des sous-rôles avec une raison d’être, un domaine et des redevabilités pré-remplis. Vous pouvez examiner et modifier les suggestions avant de les accepter.

Membres

Les membres sont assignés directement à un rôle. Lorsqu’un rôle contient des sous-rôles (agit comme un cercle), une personne qui détient n’importe quel sous-rôle est également considérée comme membre du rôle parent.

Représenter un rôle dans son parent

Rolebase n’a pas de « leader » intégré. À la place, vous activez l’option « Représente son rôle parent » sur un rôle : ses membres représentent alors ce rôle au sein de son parent et obtiennent une autorité de gouvernance sur lui. C’est ainsi que l’on modélise le Premier lien et le Second lien de l’holacratie (en anglais Lead Link et Rep Link), ou tout rôle de représentant ou de coordinateur dont vous avez besoin.

Rôles invités

Vous pouvez inviter un rôle dans un autre rôle pour permettre la collaboration transversale entre des rôles qui ne sont pas dans une relation parent-enfant directe. Un membre du rôle invité peut alors participer à la gouvernance et aux opérations du rôle hôte. (Cela correspond à un lien en holacratie.)

C’est utile pour :

• La coordination inter-équipes.
• Les services partagés ou les équipes plateforme.
• Les groupes de projet temporaires qui couvrent plusieurs rôles.

Paramètres de confidentialité

Les rôles peuvent être marqués comme privés. Un rôle privé et son contenu (sous-rôles, réunions, discussions, tâches) ne sont visibles que par les membres de ce rôle. C’est utile pour les sujets sensibles comme les RH ou les finances.

Archiver un rôle

Lorsqu’un rôle n’est plus nécessaire, archivez-le depuis son menu d’actions. L’archivage conserve tout l’historique au lieu de supprimer quoi que ce soit : le rôle et tout ce qui se trouve sous lui (sous-rôles, membres, rôles invités, réunions, réunions récurrentes, discussions, tâches et décisions) sont archivés ensemble en une seule action.

Prochaines étapes

• Ajouter des membres à vos rôles et leur assigner des responsabilités.
• Animer des réunions au sein de vos rôles.
• Créer des tâches et des discussions pour coordonner le travail.