Comment organiser des réunions incroyablement productives

Je comprends. Vraiment. Les réunions ont aussi été la plaie de mon existence en entreprise pendant plus de douze longues années.

Je n’avais jamais connu de réunions soigneusement préparées, intentionnelles et conçues pour réussir. Elles étaient donc chaotiques, une perte de temps la plupart du temps, et tout simplement pénibles à traverser.

Jusqu’à ce jour mémorable où j’ai participé à la réunion la plus productive ET la plus agréable de ma vie. On plaisantait tout en passant en revue des dizaines, DES DIZAINES, de points à l’ordre du jour, en trouvant des solutions efficaces et des prochaines étapes pour chacun. Est-ce que cette réunion a duré des heures ? Elle a duré moins d’une heure, et tout le monde en est sorti avec des actions claires.

C’était ma première réunion dans une entreprise autogérée. Et je n’ai plus jamais fait marche arrière.

Aujourd’hui, je vais lister les ingrédients qui ont rendu cette réunion si efficace, pour que vous puissiez en faire autant.

C’est parti.

Les 8 commandements d’une réunion réussie

1) Savoir quel type de réunion on organise

Savoir quel type de réunion on organise : est-ce une réunion opérationnelle ? Un brainstorming ? Une réunion où des décisions doivent être prises ? Savoir à l’avance ce qui nous attend permet à chacun de se présenter avec le bon état d’esprit, la bonne énergie et les bonnes attentes.

2) Préparer et partager un ordre du jour à l’avance

Préparer un ordre du jour et le partager à l’avance. Si c’est pertinent, créer une section dans l’ordre du jour où les membres de l’équipe peuvent ajouter directement les sujets qu’ils souhaitent aborder.

3) Garder la même structure pour les réunions récurrentes

Pour une réunion récurrente, toujours garder les mêmes blocs et les dérouler dans le même ordre. Par exemple, l’ordre d’une réunion opérationnelle peut être : Tour d’inclusion, revue des KPIs, liste des tensions, tour de clôture. Cela crée une routine et réduit la charge mentale, car les participants savent ce qui vient ensuite et peuvent contribuer (même inconsciemment) à maintenir le rythme de la réunion.

4) Mettre à jour les KPIs avant la réunion

Demander à chacun de mettre à jour tous les KPIs ou indicateurs avant la réunion pour gagner du temps pendant la réunion et pouvoir consacrer ce temps à commenter les résultats plutôt qu’à les mettre à jour dans le tableau de suivi.

5) Désigner un facilitateur et un secrétaire

Les entreprises autogérées désignent un facilitateur et un secrétaire de réunion. C’est honnêtement le facteur décisif (vous pouvez formaliser ces rôles dans Rolebase). Un bon facilitateur rythme la réunion, distribue le temps de parole, recadre respectueusement les personnes qui s’étendent trop. Le facilitateur est lui-même membre de l’équipe, mais idéalement il vaut mieux que ce soit une autre personne que le leader de l’équipe, pour mieux répartir le pouvoir. Chaque membre de l’équipe peut même prendre le rôle de facilitateur à tour de rôle tous les quelques mois, pour plus d’équilibre.

6) Toujours définir des prochaines étapes avec un responsable

TOUJOURS définir une prochaine étape pour chaque sujet, avec un responsable clairement identifié. C’est le rôle du secrétaire. Ce rôle consiste à s’assurer que les prochaines étapes existent et sont attribuées, plutôt qu’à tout documenter. Le secrétaire note également les éléments importants comme les décisions prises, pour en garder une trace.

7) Respecter les horaires

Cela va de soi, mais respecter les horaires et terminer à l’heure. C’est aussi le rôle du facilitateur. Il est recommandé que le facilitateur priorise la liste des sujets, avec l’avis des membres de l’équipe, pour que les sujets importants soient traités en premier dans le temps imparti.

8) Prévoir un tour d’inclusion et un tour de clôture

Prévoir un petit tour d’inclusion et un tour de clôture au début et à la fin de chaque réunion pour comprendre l’état dans lequel les participants arrivent et ce qu’ils retiennent de la réunion. Cela crée de l’empathie au sein de l’équipe et favorise une meilleure compréhension mutuelle. Ce peut être des phrases rapides comme « Je suis un peu fatigué aujourd’hui, le bébé m’a tenu éveillé toute la nuit » ou, à la fin, « Je ne vois pas encore bien comment implémenter X, je vais probablement contacter A et B ».

Ça fait beaucoup d’un coup, alors essayez d’y aller progressivement. La vidéo ci-dessous montre comment Rolebase peut vous aider à mettre en place et animer les réunions les plus efficaces que vous ayez jamais vues :)

Si vous souhaitez découvrir comment Rolebase peut s’adapter à votre entreprise, réservez une démo ici, nous serions ravis d’échanger avec vous !