Comment rendre les passations de projets entre équipes vraiment efficaces

Nous échangeons avec de nombreuses entreprises qui rencontrent le même problème :

Prises individuellement, les équipes fonctionnent très bien.

Chacune dispose de ses propres outils, de ses propres systèmes et processus, optimisés pour refléter son mode de travail.

Prenons un exemple concret.

L’équipe commerciale gère son pipeline via un CRM comme Pipedrive. Le processus de vente est soigneusement structuré, le tableau de bord est en place, et l’équipe fait un excellent travail pour engager les prospects et conclure les ventes.

Mais une fois la vente conclue, il faut passer le relais à l’équipe opérationnelle. Cela implique une passation vers l’équipe Service Client ou Consulting.

L’équipe consulting est elle aussi très bien rodée, mais ses missions sont très différentes de celles de l’équipe commerciale.

Sa priorité est de s’assurer que la prestation correspond exactement à ce qui a été vendu au client, dans le temps imparti au projet.

Elle dispose de ses propres outils pour suivre les projets clients et le temps passé par projet : sa stack technique peut inclure des outils comme Airtable par exemple.

Le passage de relais… ou plutôt son absence

L’équipe commerciale et l’équipe de réalisation ont toutes deux besoin d’une coordination étroite pour que la passation se déroule bien.

Et c’est précisément là que les choses se compliquent.

Très souvent, les deux équipes doivent commencer à se coordonner avant même la signature du client : il arrive que le client ait déjà besoin d’informations sur le calendrier et la feuille de route du projet pour finaliser le contrat.

Un processus de passation efficace et bien coordonné est donc essentiel.

Mais il déraille souvent de façon spectaculaire, car cela exige une coordination poussée entre deux équipes qui parlent rarement le même langage.

Des problèmes comme ceux-ci apparaissent :

• Le commercial implique le consultant trop tardivement dans les discussions et finit par vendre une prestation que le consultant peine à réaliser

• Le consultant manque d’informations sur le client au moment de la passation, et du temps et de l’énergie sont perdus en allers-retours avec le commercial

• Les équipes commerciale et consulting ont l’impression de travailler l’une contre l’autre, ce qui génère de la frustration et dégrade l’expérience de travail pour tout le monde

Si cette situation vous parle, rassurez-vous. Rolebase a la solution.

Comment améliorer la collaboration entre équipes

Voici un workflow proposé dans Rolebase pour créer un processus de passation fluide et efficace entre les équipes commerciale et consulting.

1. Dès qu’un prospect atteint une certaine étape du pipeline commercial, le commercial peut créer un nouveau projet dans Rolebase en impliquant les bonnes personnes des différentes équipes concernées.

Dans cet exemple, le projet Nouveau_Client 1 comporte 4 rôles :

• Un responsable de projet

• Le commercial

• Le consultant qui réalisera la mission

• Un stagiaire

Chaque projet peut avoir des rôles différents selon la nature du projet et les compétences requises.

2. Chaque projet peut être défini avec des éléments comme :

   • Son périmètre ou ses redevabilités

   • Ses KPIs

   • Les checklists nécessaires

   • Des liens externes vers des informations complémentaires contenant plus de détails sur le projet (ex. : lien vers Pipedrive et Airtable)

3. Ces informations peuvent être déclinées au niveau de chaque rôle pour être encore plus précis et clair sur ce que chaque rôle doit concrètement accomplir.

4. Une fois ces informations clarifiées, Rolebase permet aux deux équipes de gérer la passation de manière fluide :

   • Des fils de discussion peuvent être créés pour faciliter les échanges entre les membres du projet. Ces fils peuvent inclure des sondages, des tâches à faire, et les décisions prises.

   • Une liste de tâches peut être créée et mise à jour pour tous les rôles

   • Des réunions peuvent être planifiées directement au sein de chaque projet, et les comptes-rendus restent accessibles dans le projet pour centraliser toutes les discussions

   • Toutes les décisions prises dans le cadre du projet peuvent être consignées

   • Une fois le projet terminé, il peut être archivé tout en restant consultable ultérieurement via une recherche dans Rolebase.

Permettre aux équipes de collaborer efficacement est la clé pour offrir une expérience client exceptionnelle.

Et Rolebase vous permet de le faire sans effort.

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