L'organigramme dynamique, ou l'organigramme du futur

Un organigramme dynamique est un organigramme que les équipes mettent à jour elles-mêmes quand leurs rôles changent. Il reste donc exact sans que personne n’ait à le redessiner. Pour garder un organigramme à jour, les entreprises ont trois options : le redessiner à la main dans un outil de diagramme, le générer depuis un SIRH qui suit les postes et les rattachements, ou laisser chaque équipe gérer ses propres rôles dans un outil comme Rolebase. Un SIRH suit les contrats et les managers. Quand les équipes gèrent leurs propres rôles, l’organigramme suit aussi qui fait quoi, ce qui change beaucoup plus souvent.

Les entreprises auto-organisées fonctionnent avec ce type d’organigramme. Voyons d’abord ce que vous recherchez, en tant que fondateur ou dirigeant, dans une organisation performante :

1. Connaître VOTRE place et là où vous apportez le plus de valeur. Cela signifie rester concentré sur la vision, être l'architecte créatif et peut-être le visage de l'entreprise, et miser sur vos forces pendant que les autres membres de votre équipe misent sur LES LEURS. Cela exige de la clarté sur les descriptions de rôles pour tout le monde, vous y compris !
2. Que toute l'équipe connaisse intimement la vision de l'entreprise ainsi que les objectifs et priorités en cours => vous voulez garder l'équipe alignée pour que tout le monde rame dans la même direction en permanence.
3. En même temps, vous voulez une équipe réactive, voire proactive, une équipe capable de se réorganiser rapidement, d'ajouter de nouvelles responsabilités, d'en retirer d'anciennes, de déplacer des personnes, de dissoudre des équipes et d'en recréer de plus pertinentes selon les besoins. Vous voulez pouvoir définir une vision, une stratégie et des objectifs clairs, tout en laissant la porte ouverte aux ajustements en cours de route.
4. Que ces changements soient communiqués instantanément pour que les gens agissent avec le même niveau d'information, et sur des données à jour.
5. Que l'information circule rapidement au bon endroit. Le flux d'information typique dans une entreprise tend à suivre les chaînes hiérarchiques de haut en bas. C'est inefficace et l'information transmise est souvent déformée.
6. Une entreprise qui agit rapidement face aux signaux importants, qu'ils soient faibles ou forts. Cela signifie donner aux gens la propriété de leur travail, c'est-à-dire définir et communiquer des périmètres de décision clairs pour chaque rôle et chaque équipe.
7. Avec l'IA et des outils de plus en plus spécialisés, les profils généralistes deviennent plus précieux que les spécialistes. Vous voulez donc une équipe capable d'être transversale, de comprendre rapidement la vision d'ensemble et de mettre en place des solutions globales qui rapprochent les départements plutôt que de les opposer.

Une hiérarchie classique répond difficilement à ces conditions, et nous avons expliqué pourquoi dans cet article.

L'organigramme vivant

Les équipes auto-organisées ont abordé ces questions en s'organisant selon un modèle en cercles, plutôt que de manière descendante ou matricielle.

Ce modèle s'inspire du monde naturel, où chaque cellule, molécule, tissu et organe est auto-organisé et autonome tout en faisant partie d'un ensemble plus grand.

Il s'agit donc de créer des équipes autonomes qui fonctionnent en symbiose pour créer quelque chose de plus grand que la somme de leurs parties.

Voici à quoi pourrait ressembler une entreprise de logiciels sur Rolebase : une série de cercles et sous-cercles imbriqués les uns dans les autres pour représenter les équipes et sous-équipes, à l'image des cellules qui s'imbriquent dans les molécules, et ainsi de suite.

Cliquez sur un rôle pour zoomer sur ses sous-rôles, et glissez pour vous déplacer.

Les cercles sont une façon de dessiner cette structure. Rolebase affiche aussi les mêmes rôles en arbre hiérarchique descendant : chaque rôle est une carte placée sous son rôle parent, avec la liste des personnes qui le tiennent. La plupart des gens connaissent déjà cette forme par les organigrammes classiques. Quand vous changez de vue, seul le dessin change. Les rôles, leurs redevabilités et leurs membres restent les mêmes.

Voici une organisation d’exemple affichée en arbre hiérarchique.

Comment cet organigramme répond-il aux points ci-dessus ?

1. Les équipes, sous-équipes et rôles créent de la clarté en explicitant :

• La raison d'être (purpose) justifiant leur existence

• Leur périmètre de décision (appelé domaine)

• Ce dont ils sont redevables

• Toute checklist pertinente

• Les indicateurs clés dont ils sont responsables

• Les entreprises auto-gérées vont au-delà d'une SEULE vision d'entreprise : elles permettent aux équipes, sous-équipes et même aux rôles de décliner cette vision globale en leur propre sous-vision. Cela aligne les équipes vers la vision commune en la rapprochant concrètement des équipes et des rôles.

• L'organigramme est entièrement dynamique et permet aux équipes et sous-équipes d'ajouter, supprimer ou mettre à jour rapidement les informations au fur et à mesure. Cela se fait en quelques clics.

• Toute information mise à jour est instantanément disponible pour tous, et chacun a donc accès à la version la plus récente à tout moment.

• Ce niveau de clarté sur qui fait quoi permet aux membres de l'équipe, en particulier les nouveaux arrivants, de savoir immédiatement à qui s'adresser pour quoi. L'information circule donc directement vers les bonnes personnes et facilite une intégration rapide.

• Vous pouvez définir le « Domaine », ou périmètre de décision, de chaque équipe, sous-équipe et rôle. Rolebase vous permet également de suivre les décisions : ce qui a été décidé, par qui, quand et dans quel contexte.

• Dans la vie courante, nous portons plusieurs casquettes : parent, frère ou sœur, enfant, voisin… Les entreprises auto-organisées permettent aux personnes d'avoir plusieurs rôles au sein de différentes équipes. Elles peuvent ainsi être présentes là où elles apportent de la valeur. Cela crée une équipe qui comprend plusieurs départements et peut développer des compétences transversales. Cela permet aussi de rendre visible le travail invisible en l'affichant directement sur l'organigramme.

Voici comment cela fonctionne en pratique :

Comment garder un organigramme à jour automatiquement ?

Un organigramme reste à jour quand les personnes dont le travail change peuvent le modifier elles-mêmes, sans attendre les RH ni la personne qui l’a dessiné. Les entreprises s’y prennent de trois façons, qui tiennent chacune à jour une partie différente de l’organigramme.

Approche	Exemples d’outils	Informations tenues à jour	Angle mort
Dessiné dans un outil de diagramme	Lucidchart, Miro, Visio	La dernière version dessinée ou importée	Tout ce qui a changé depuis
Généré depuis un SIRH ou un annuaire	ChartHop, Pingboard, Organimi	Les noms, les postes et les rattachements, dès que les RH enregistrent le changement	Les responsabilités, les périmètres de décision, les personnes qui travaillent dans plusieurs équipes
Géré par les équipes, rôle par rôle	Rolebase	Les rôles, leurs redevabilités, leurs périmètres de décision et les personnes qui tiennent chaque rôle	Les données RH, puisque Rolebase ne se connecte à aucun SIRH ni annuaire

Un outil de diagramme convient pour un organigramme ponctuel, comme un projet de réorganisation ou une présentation au conseil d’administration. L’organigramme vieillit dès que la personne qui l’a dessiné passe à autre chose.

Un organigramme généré depuis le SIRH se met à jour seul quand les RH enregistrent une embauche, un départ ou un changement de manager. C’est ce que la plupart des outils appellent un organigramme automatique. Il suit pourtant le contrat de travail, qui change moins souvent que le travail lui-même. Quand une cheffe de produit reprend le parcours d’inscription ou qu’un développeur rejoint le groupe de travail sécurité, aucun champ du SIRH ne change, donc l’organigramme n’en montre rien.

Dans Rolebase, les équipes gèrent leurs propres rôles. Chaque rôle indique sa raison d’être, ses redevabilités, son domaine (les décisions qui lui reviennent à lui seul) et les membres qui le tiennent. Le mode de gouvernance fixe qui modifie un rôle : n’importe quel membre en mode Libre, le responsable du rôle en mode Agile. En mode Strict, toute modification d’un rôle passe par une proposition. Tout le monde voit une modification dès qu’elle est enregistrée, dans toutes les vues de l’organigramme. L’historique garde qui l’a faite et quand, avec la possibilité de l’annuler. Rolebase n’a pas de connecteur SIRH, SCIM ou annuaire. Si vos données RH doivent alimenter l’organigramme, un développeur peut scripter les modifications avec l’API GraphQL.

Vous pouvez aussi utiliser un SIRH et Rolebase côte à côte, avec les contrats et les rattachements dans le SIRH et qui fait quoi dans Rolebase.

Comment démarrer

Tout cela peut sembler conséquent à mettre en place, mais en réalité, c'est assez simple.

1. Vous pouvez commencer avec votre organisation actuelle telle quelle :

• Chaque équipe devient un cercle
• Chaque sous-équipe devient un sous-cercle

2. Ensuite, vous pouvez commencer à renseigner ce qui vous semble le plus important pour votre entreprise en ce moment. Nos utilisateurs aiment commencer par les redevabilités des équipes, sous-équipes et rôles, car la clarté que cela apporte peut tout changer. Encore une fois, vous pouvez y aller progressivement. Commencez par :

• Dans la section des redevabilités, listez les activités récurrentes des équipes, sous-équipes et rôles. Vous pouvez rester à l'essentiel. Assurez-vous simplement que le reste de l'entreprise sait à quoi s'attendre de chaque équipe et rôle.
• Passez ensuite aux KPIs de chaque équipe, sous-équipe et rôle, car ils sont liés à la performance et doivent être visibles par tous.
• Les domaines peuvent être renseignés pour les équipes, sous-équipes et rôles où le périmètre de décision est déjà clair. Par exemple, dans l'équipe technique, vous pouvez y inscrire la stack technologique. Cela signifie que seule l'équipe technique peut décider de la stack qu'elle utilise. Cela reste compatible avec le fait de consulter d'autres équipes lors de la prise de décision. Simplement, quand vient le moment de trancher, c'est à elle de le faire.

Comme vous le voyez, vous pouvez commencer petit et compléter au fur et à mesure que les choses se clarifient.

Posez-nous vos questions ! Vous pouvez essayer Rolebase dès maintenant. C'est gratuit pour toujours pour les équipes de 5 personnes ou moins, parfait pour un premier essai avant de vous lancer pleinement !

Questions fréquentes

Comment garder l’organigramme de l’entreprise à jour automatiquement quand les rôles changent ?

Laissez les personnes dont les rôles changent mettre l’organigramme à jour elles-mêmes. Des outils comme ChartHop, Pingboard ou Organimi redessinent seuls les rattachements quand les RH enregistrent un nouveau manager ou un nouveau poste dans le SIRH ou l’annuaire d’entreprise. Les responsabilités et les périmètres de décision changent plus souvent et n’arrivent jamais jusqu’au SIRH. Dans Rolebase, chaque équipe modifie ses propres rôles. Le mode de gouvernance fixe qui peut changer quoi.

Comment créer un organigramme dynamique qui se met à jour tout seul quand l’équipe change ?

Construisez-le à partir des rôles plutôt que d’un dessin. Créez un rôle par équipe et par sous-équipe, invitez les membres, puis choisissez un mode de gouvernance qui laisse chaque équipe modifier ses propres rôles, comme le mode Agile. Les personnes de chaque équipe mettent ensuite leurs rôles à jour. Toutes les vues de l’organigramme affichent le changement immédiatement. Rolebase est gratuit jusqu’à 5 membres actifs, vous pouvez donc l’essayer d’abord sur une seule équipe.