David Allen

David Allen est un consultant américain en productivité, créateur de Getting Things Done, ou GTD, une méthode pour organiser son travail personnel. Il l’a exposée en 2001 dans Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, puis dans une édition révisée en 2015.

L’idée de départ

Allen part d’un constat simple : notre tête est douée pour avoir des idées et mauvaise pour les retenir. Chaque engagement gardé en mémoire, comme un rappel à passer ou un rapport à rédiger, prend de l’attention et ajoute du stress. Avec GTD, on les sort tous de la tête pour les ranger dans un système auquel on fait confiance. On peut alors se concentrer sur ce qu’on fait.

Les cinq étapes

La méthode tient en cinq étapes. On collecte dans une boîte d’entrée tout ce qui occupe l’esprit. On clarifie chaque élément en décidant ce qu’il est et s’il demande une action. Tout ce qui prend moins de deux minutes se fait tout de suite. On organise le reste en listes : prochaines actions, projets, éléments en attente de quelqu’un d’autre, idées pour plus tard. On fait le point avec une revue hebdomadaire qui met toutes les listes à jour. Puis on agit, en choisissant dans ces listes selon le contexte, le temps et l’énergie disponibles.

GTD demande une discipline constante. Ceux qui ont du mal à s’y tenir trouvent souvent une autre méthode mieux adaptée à leur façon de travailler.

Projets et prochaines actions

Deux notions de GTD ont largement dépassé la productivité personnelle. Un projet est tout résultat qui demande plus d’une action. Une prochaine action est l’étape physique et visible qui le fait avancer, par exemple « envoyer le projet de contrat à Paul ». Écrire une tâche à ce niveau de détail lève l’hésitation qui pousse à la remettre à plus tard. L’holacracy reprend ces deux notions pour suivre le travail de chaque rôle.